De acuerdo con el Ministerio de Salud y Protección Social, el Decreto 1765 de 2017, modificó el Decreto 923 de 2017, en el cual se cambiaron los plazos para el pago de la PILA por medio de la planilla electrónica.
En el año 2005 nació la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), plataforma que le permite a las empresas realizar el pago de los aportes de seguridad social de forma unificada a los trabajadores y a partir de la Resolución 2388 del 2016, se modificó la estructura implementada por los aportantes para realizar este mismo proceso.
Con estos cambios, surgen preguntas frecuentes por parte de las empresas a la hora de realizar los pagos de seguridad social de sus trabajadores. Aquí se las resolvemos:
1. ¿Dejará de funcionar la planilla asistida por la planilla electrónica?
En el Decreto 1765 de 2017, se restringió el uso de la planilla asistida para los empleadores que tienen más de 3 empleados y los cotizantes independientes según su ingreso base de cotización.
Este cambio se está realizando progresivamente, sin embargo, aquellos aportantes que no tienen una cuenta bancaria se ven limitados a poder realizar el pago de la seguridad social. Por ahora se espera que el Ministerio entregue los lineamientos para el manejo de estos casos particulares.
2. ¿Cuánto tiempo se tiene para implementar la planilla electrónica?
● Plazo para empresas de implementar la planilla electrónica:
De acuerdo con la norma citada, los aportantes y los pagadores de pensiones cuyo número de cotizantes y/o pensionados se encuentren en la siguiente tabla, deberán autoliquidar y pagar sus aportes utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, mediante la modalidad de planilla electrónica, a partir de las siguientes fechas:
● Plazo para independientes de implementar la planilla electrónica:
Asímismo, si usted es cotizante independiente y su Ingreso Base de Cotización (IBC) es mayor o igual a 2 SMLMV, deberá autoliquidar y pagar sus aportes utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA mediante la modalidad de planilla electrónica, a partir de las siguientes fechas:
3. ¿Cómo se puede realizar el pago de los aportes de seguridad social a los trabajadores?
Actualmente existen varios operadores en los que su empresa puede realizar el pago de la seguridad social de forma electrónica. Uno de ellos es Mi Planilla, a través de esta plataforma usted puede:
1. Registrarse y administrar su clave e información para la liquidación de planillas.
2. Ingresar novedades y generar la liquidación de acuerdo con la condición laboral de sus trabajadores.
3. Generar y descargar los pagos y reportes que necesite.
4. ¿Cuáles son las nuevas fechas establecidas para realizar el pago de forma electrónica?
El pago de la seguridad social se debe realizar de acuerdo a los plazos establecidos en el decreto 1990 de 2016. Estas fechas fueron unificadas para que en determinado lapso de tiempo todas las empresas hagan sus aportes.
El Gerente de Mi Planilla, José Jesús Ramírez Cardona, destaca que anteriormente los pagos se realizaban teniendo en cuenta si el aportante tenía menos de 200 trabajadores, más de 200 trabajadores o si era independiente.
Ahora, los últimos dos dígitos de la cédula (persona natural) o del NIT (persona jurídica) definen las fechas del pago tal como lo estable la siguiente tabla:
5. ¿Si es persona independiente con cuál código se debe identificar para realizar sus aportes?
Frente al cambio del código de cotizantes, las personas independientes con código de cotizante 3 (Independiente), pasaron a tener varias opciones de liquidación dependiendo su condición laboral, es decir:
● Si cotiza únicamente al sistema de seguridad social en nombre propio, sin tener ningún tipo de vinculación o contrato con una entidad deberá seguir utilizando el código de cotizante 3 (Independiente).
● Si cotiza a través de un contrato de prestación de servicios, deberá pagar salud, pensión y ARL; utilizando el tipo de cotizante 59 (Independiente con contrato de prestación de servicios).
● Si desea cotizar a riesgos laborales de forma voluntaria sin un contrato por prestación de servicios que determine pago obligatorio de este aporte, deberá utilizar el código de cotizante 57 (Independiente voluntario al sistema de riesgos laborales).
6. ¿Qué requisitos debe cumplir el empleador a la hora de realizar los pagos de seguridad social?
● Regirse por las definiciones normativas.
● Garantizar la coherencia de la información que reporta en la PILA.
● Realizar el pago a través de la planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, administrado por los operadores de información.
● Cumplir con las fechas oportunas de pagos.
Recomendaciones
Según, Lisbeth Martínez, profesional de capacitación del operador de información de Mi Planilla, al cumplirse con las fechas de pago de estos aportes, los trabajadores tienen garantizados sus servicios, pero si no se realiza a tiempo, el aportante deberá cancelar los intereses de mora correspondientes a la tasa de usura menos dos puntos (Ley 100 del 93 Art 23).
Además, las empresas deben tener en cuenta que los aportes a la seguridad social son una responsabilidad de los empresarios que no necesita de intermediarios. La seguridad social de los trabajadores es un aporte que garantiza su futuro en cuanto a salud, jubilación, prestaciones de Cajas de Compensación, accidentes laborales, y que a su vez brinda el cubrimiento de la seguridad social.
También puede tener en cuenta que, Mi Planilla, como operador de información, ofrece procesos continuos de capacitación con el fin de garantizar que las empresas puedan realizar el pago de los aportes a sus trabajadores. Así que, si su empresa aún no se ha registrado al sistema de la PILA, puede hacerlo a través de Mi Planilla o en las ventanillas de las sedes de Compensar en Kennedy, Calle 26, Avenida 68, Calle 42 y Suba o en la línea telefónica 307 7006 en Bogotá y en el resto del país 01 8000 11 7006.
