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Simplificar procesos puede ayudar a las empresas a recuperar tiempo, reducir esfuerzos innecesarios y enfocar sus recursos en actividades que realmente generan valor.
La productividad empresarial no siempre consiste en hacer más cosas en menos tiempo. También empieza por identificar qué procesos pueden simplificarse para dejar de invertir recursos en tareas que aportan poco valor. Cuando una organización logra hacerlo, recupera uno de sus activos más importantes: el tiempo.
Esta es una de las reflexiones que plantea Viviana Prieto, gerente de Planeación, Productividad y Servicios de Compensar, en Doble Clic, un espacio de Revista Compensar que invita a analizar situaciones cotidianas y su impacto en las organizaciones.
Simplificar lo complejo: una forma de recuperar el tiempo
Pequeños cambios han simplificado actividades cotidianas. Antes, para llegar a un lugar era necesario consultar mapas, preguntar direcciones y calcular recorridos. Hoy, basta con un pin en el celular. Algo similar ocurre con trámites como pagar servicios o hacer compras, que ahora pueden realizarse desde el celular, sin filas ni desplazamientos.
¿Qué tienen en común estos ejemplos? Que simplificar procesos permite recuperar tiempo. “Cada vez que simplificamos, recuperamos tiempo, y ese tiempo es el aporte valioso para las organizaciones”, destaca Viviana Prieto.
Ese tiempo puede aprovecharse para generar valor, mejorar la experiencia de los usuarios, reducir riesgos y fortalecer la productividad.
¿Qué procesos se pueden simplificar para mejorar la productividad?
Para Viviana Prieto, mejorar la productividad también implica cuestionar la manera en que se hacen las cosas y preguntarse si realmente aportan valor.
Algunas preguntas pueden ayudar a identificar oportunidades de mejora:
- ¿Qué procesos podrían hacerse de una manera más sencilla?
- Si tuvieras que empezar desde cero, ¿qué dejarías de hacer?
- ¿Qué actividades consumen tiempo sin generar suficiente valor?
- ¿Cómo podrías aprovechar el tiempo que logres liberar?
Cuestionar los procesos puede ayudar a encontrar oportunidades para transformarlos y hacer un mejor uso de los recursos.
3 claves para convertir el tiempo recuperado en valor
Estas tres acciones pueden ayudar a llevar la productividad a la práctica dentro de una organización:
1. Identifica qué puedes simplificar
Revisa los procesos que tienen demasiados pasos, generan esperas o requieren esfuerzos que podrían reducirse.
2. Haz preguntas necesarias
Cuestiona si cada actividad sigue siendo necesaria y qué cambiarías si tuvieras que comenzar desde cero.
3. Define para qué usarás el tiempo recuperado
Simplificar solo tiene sentido si ese tiempo se aprovecha en actividades que aporten mayor valor.
Dale play y conoce, en voz de Viviana Prieto, cómo simplificar procesos puede ayudar a impulsar la productividad de una organización.
Convertir el tiempo en valor es el verdadero reto
Simplificar procesos no significa únicamente hacer las cosas más rápido. El verdadero reto está en aprovechar el tiempo liberado para impulsar iniciativas, mejorar experiencias y concentrarse en aquello que genera valor para la organización.
Como plantea Viviana Prieto, gestionar el tiempo de manera estratégica puede contribuir a construir organizaciones más eficientes y sostenibles.
Ahora la pregunta es para tu organización: ¿qué harían con el tiempo que podrían liberar al simplificar un proceso?
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