Cuando las condiciones de la economía y el consumo se contraen, es cuando más acciones se deben realizar para promocionar productos o servicios, y la realización de eventos se convierte en una de las estrategias más efectivas.

Los eventos son una de las mejores formas para que una empresa pueda mostrarse en el mercado, clientes o clientes potenciales; además, funciona para enviar un mensaje positivo a sus aliados estratégicos. Cuando la empresa toma la decisión de no hacer ningún tipo de presencia, se puede malinterpretar y dar a entender que están atravesando por el peor momento, de acuerdo con María Clara Báez, líder de eventos Compensar.

En ese sentido, Báez asegura que precisamente cuando la economía está mal las empresas no pueden quedarse quietas, por el contrario tienen que innovar y reinventarse. Es allí cuando los eventos se convierten en el canal perfecto para mostrarlo, para encontrarse con su sector económico y saber el estado de la situación que los está afectando.

Se debe tener en cuenta que éstos también son internos y contribuyen a la motivación de los colaboradores, porque, muchas veces, cuando la economía está frenada el ánimo general se baja y puede repercutir en aspectos como la productividad, clima laboral y sentido de pertenencia.

Así mismo, los eventos de reconocimiento y bienestar como las fiestas de fin de año, eventos especiales en el día de los niños, conferencias motivacionales como las convenciones de ventas donde inyectan nuevamente a los colaboradores la pasión por lo que hacen, les permitirá estar más alineados con la propuesta de valor de la organización.

Entre otros de los beneficios que traen consigo la realización de eventos se encuentran la aceleración del proceso de venta porque se tienen reunidos a varios clientes en un mismo lugar, posicionamiento y reconocimiento de marca, atraer nuevos proveedores, compartir conocimientos y contenidos de valor, crear alianzas estratégicas y suplir necesidades.

¿Cómo preparar el evento?

En cuanto a la organización logística del evento, la agencia Esfera Comunicación hace algunas recomendaciones:

1. Definir un presupuesto: contribuirá al proceso de conceptualización, diseño y puesta en marcha del evento.

2. Planificación de los recursos: se deben tener en cuenta los recursos económicos y personal necesarios para alcanzar los objetivos del evento y suplir las necesidades específicas.

3. Estrategia de comunicación: se debe definir una planeación de contenido, divulgación y organización de la información. Para ello, una buena campaña de comunicación on y offline será la clave del éxito.

4. Post-evento: para calcular los resultados e impacto que generó el evento, se debe realizar la recopilación de todas las acciones llevadas a cabo para hacer su respectivo seguimiento y evaluación.

Finalmente, es clave entender que el éxito de cada evento radica en que se tenga un objetivo claro y que de entrada se tenga identificada la necesidad que se quiere suplir. Un ejemplo claro de ello es que si se lanzó un producto, el evento tendría que ser de posicionamiento; si el equipo está desanimado, una convención de ventas cargada de energía sería la solución; o en el caso de una fiesta interna, ayudaría a mejorar el clima laboral.