El 15 % del tiempo de una empresa se destina a reuniones. Aprenda, con este test, a lograr un encuentro impactante y que su público capte el mensaje que usted quiere transmitir.

La improvisación y el no planear con anticipación disminuye la productividad de su organización. Realice el siguiente test y conozca si usted es eficaz.

1.¿Qué acciones realiza antes de planear una reunión laboral?
2.¿Cuánto tiempo debe durar una reunión?

3.¿En las reuniones asigna roles?

4. Se identifica con esta frase: ¡No se empieza la reunión hasta que todos estén presentes!

5.  ¿Qué realiza después de una reunión?

8 a 10 puntos:

 ¡Muy bien! Las personas a las que usted cita salen contentas porque saben que no perdieron su tiempo. Usted logra los objetivos que se propone para la reunión y cuenta con los elementos necesarios para desarrollarla eficazmente. Seguramente ha contribuido en la mejora de los procesos de su empresa.

5 a 7 puntos:

 Va por buen camino pero desconoce ciertos tips que le ayudarán a optimizar su tiempo para que nadie caiga en el aburrimiento. Es necesario que después de realizarla cree un plan de acción. De lo contrario, los asistentes sentirán que no valió la pena reunirse.

 Menos de 5 puntos:

 Usted no ha identificado los beneficios que genera una reunión. Cree que con agendar a las personas y lograr interacción entre ellas va a crear soluciones. La realidad es que esta perdiendo su tiempo y hace que la productividad de su compañía disminuya.

Claves para lograr una reunión efectiva.

Ivette Consuelo Hernández, fonoaudióloga y consultora de comunicaciones,  asegura: “El error más grande que cometen las compañías es realizar reuniones no justificadas constantemente. Al no tener en cuenta la agenda de las personas, ellas están presentes físicamente pero no en esencia”.

Tenga en cuenta los siguientes consejos para lograr una reunión productiva

●Antes de la reunión:

Lo primero que tiene que definir es el objetivo de la reunión. Según Harvard Business Press, este no puede ser solo informar, para eso puede realizar un correo o boletín.

Si no tiene claro cómo plantearlo, Ivette Consuelo Hernández le da el siguiente tip. “Para definirlo, lo primero que debe tener en cuenta es qué quiere provocar en su audiencia, qué datos necesita para lograrlo y qué estrategias va a utilizar”.

Después de esto, convoque a las personas adecuadas, envíeles citación y defina en orden del día.

No olvide escoger el lugar adecuado. Existe la regla 8–18–1800 consiste en: si va a resolver un problema las personas que debe citar son 8, mientras si necesita una lluvia de ideas opte por la participación de 18 asistentes. Pero, si su objetivo es dar a conocer un nuevo producto puede invitar a 1800 personas.

Recuerde que Compensar cuenta con auditorios y salones adecuados para realizar sus reuniones.

● Durante:

Comience puntual con las personas que ya hayan llegado. Defina cuánto tiempo pueden intervenir cada uno. No se salga del orden del día y establezca conclusiones y planes de acción, las cuales tienen que estar consignadas en un acta.

● Después:

 Envíeles a los participantes el acta donde quedaron estipulados los responsables de las actividades y sus fechas de entrega. Es importante hacerles una realimentación a cada uno.

Ivette Consuelo Hernández resalta que para lograr una reunión efectiva se puede emplear la técnica VIPS. No se conoce su origen pero es utilizada por la agencia de comunicación estratégica Fleishmantillard Esta fue adaptada por la empresa Eloquentem en Colombia.

● Visualizar: Utilice un lenguaje visual, este es más efectivo. Un ejemplo son los titulares de los medios de comunicación. Por ejemplo: “Maduro esta contra las cuerdas pero no en la lona”. (Revista Semana).

 ● Interiorizar: Cree un puente entre el público y el orador. Utilice un lenguaje como: “Nosotros hicimos”

 ● Personalizar: para conquistar a su público implemente la apelación, parte emotiva del argumento, el cual lleva un lenguaje incluyente y preguntas retóricas.

● Sencillo: un lenguaje que sea fácil de entender y explicar. Si un niño o su abuela lo entienden, seguro que los demás también.

 Una reunión efectiva y transmitir el mensaje adecuado, hará que su empresa realice procesos eficaces y optimice el tiempo. ¡No espere más! Implemente estas estrategias.