Abrir una hoja de cálculo, tener que llenarla de datos y esperar que las cuentas coincidan puede resultar no solo aburrido, sino estresante, en especial si no sabes mucho de Excel. Por eso te damos algunas recomendaciones útiles para trabajar esta herramienta.

Excel es una de las herramientas más útiles para organizar datos, realizar presupuestos, listados, graficar estadísticas, entre otros. Así que para ahorrarte un dolor de cabeza y garantizar que tu trabajo sea más productivo, te explicamos 10 funciones que, según la Universidad de Harvard, todos deberíamos conocer.

1. Pegado especial

Con esta función podrás copiar y pegar solo los elementos que quieras, es decir, evitarás copiar formatos o fórmulas indeseadas.¿Cómo ejecutarlo? Cuando copies lo que hay en tu celda con los comandos Ctrl+C pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Luego, usando Alt+E+S+V al mismo tiempo, podrás pegar esos elementos.

2. Insertar varias filas

Algo muy común de hacer desde Excel es añadir fila por fila a una tabla, aun cuando es posible añadirlas al tiempo. ¿Cómo ejecutarlo? Usando el atajo del teclado Ctrl, shift, + selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando “Insertar filas de hoja”.

3. Relleno rápido

Al activar la función de relleno rápido permitirás a Excel ‘aprender’ ciertas cosas de tu trabajo, como completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente, luego de identificar ciertos patrones. Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pone nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pone juntos.

¿Cómo ejecutarlo? Pulsa Ctrl + E o ve a la pestaña de ‘Datos’ y haz clic en activar
‘Relleno Rápido’.

4. Suma rápida

Esta, quizá, es una de la primeras funciones que aprendiste en Excel. Sin embargo, según Harvard, vale la pena mencionarla: cómo sumar una fila o columna, o sea, lo equivalente a Autosuma. ¿Cómo ejecutarlo? Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función.

5. CTRL Z / CTRL Y

No hay que generalizar, pero quizá ya todos sabemos que Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo borrado: el comando Ctrl + Y. Así, te salvarás de cualquier problema. ¿Cómo ejecutarlo? Pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier “error” que eliminaste con Ctrl + Z. Así no será necesario buscar la flecha de rehacer acción.

6. Eliminar duplicados

Esta función sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel con el fin de que todo esté ordenado y puedas identificar errores en los listados que tengas. ¿Cómo ejecutarlo? Seleccionar la tabla, ve a la pestaña ‘Datos’ de Excel y haz clic en ‘Quitar Duplicados’. El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

7. Inmovilizar páneles

Inmovilizar filas y columnas puede servir para comparar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Con esta función los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

¿Cómo ejecutarlo? Escoge la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú ‘vista’. Después selecciona ‘inmovilizar fila superior’ e ‘inmovilizar columna’, haciendo clic en lo que quieras congelar.

8. Repite tu acción más reciente

Al utilizar F4 en Excel podrás crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

¿Cómo ejecutarlo? Pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Al presionar la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de referencias.

9. Ctrl + flechas

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, evitando hacerlo de manera manual.

¿Cómo ejecutarlo? Utiliza el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.

10. Índice y coincidir (45 minutos)

‘Índice’ y ‘Coincidir’ se usan en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard, quienes manifiestan que puede costar un poco aprender.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo.

Estas son solo algunas de las acciones que podrás hacer en Excel de una manera eficiente y ordenada, pues existen muchas otras que te ayudarán en tus labores del día a día. Recuerda que los comandos del teclado serán tus mejores aliados para ejecutar tus proyectos.