En el World Business Forumde Bogotá descubrimos algunas claves para que tanto los líderes como sus colaboradores disfruten de su trabajo y sean más asertivos a la hora de cumplir con sus tareas diarias.

En el marco del World Business Forum (WBF) que tuvo sede en Bogotá el 06 y 07 de junio de 2017, tuvimos la oportunidad de escuchar a Kori Kogon, Líder Práctica Global para el Desarrollo Organizacional en Franklin Covey, y socializar algunas de las claves para crear una cultura de productividad extraordinaria al interior de las organizaciones.

Kogon, quien fue Coautora del bestseller del Wall Street Journal, ‘Las 5 elecciones: El camino hacia una productividad extraordinaria, comienza por mencionar que el objetivo principal debe ser que los colaboradores terminen su día laboral con un maravilloso sentido del logro. Cada jornada debe traer consigo retos alcanzables que le permitan a los individuos dar lo mejor de sí.

Enterrados vivos

Sin embargo, este ideal se ha vuelto cada vez más difícil de alcanzar puesto que el sinónimo de la productividad del siglo XXI es estar “enterrados vivos” en las múltiples ocupaciones y tareas diarias. Aunque la tecnología ha agilizado muchos procesos, también ha dificultado el rendimiento en 3 aspectos fundamentales:

 Debido a la facilidad en el intercambio de información, se han incrementado la cantidad de decisiones que deben tomarse por día.

El tiempo de atención se ha reducido debido al incremento de distractores que ofrecen los dispositivos tecnológicos.

● Hay un mayor consumo energético en las personas y esto reduce su capacidad de realizar actividades extralaborales y de compartir con otros.

Actualmente, muchas empresas sienten que son productivas porque son unas abanderadas de la cultura del “estar ocupado”, pero lo cierto es que estar ocupado no es sinónimos de productividad. Se ha descubierto que, dentro de la cultura organizacional, muchos desconocen si están dedicando tiempo a las tareas importantes o no.

La verdadera productividad debe ser capaz de abrirse paso en medio de todas las tareas del día y lograr completar todo aquello que es relevante para el negocio, pues no todo lo que es urgente es en realidad importante. Para lograr hacer estas distinciones, Kori propone distribuir todas nuestras tareas en los siguientes cuadrantes:

Las labores del día a día empiezan a enterrar vivos a los colaboradores cuando:

● Las labores importantes, las de Q2, no se hacen a tiempo y entonces se vuelven urgentes y es necesario moverlas al Q1.

● Los líderes en las empresas no diferencian lo que es urgente de lo que no lo es.

● No se promueve un ambiente sano en el que pueda discutirse abiertamente las actividades que deben estar en el Q1 y el Q2.

Debe evitarse al máximo estar en el Q1 (estado de emergencia) aprendiendo a actuar más frente a las labores importantes para así evitar contingencias frente a las urgentes. Por supuesto, el Q4 es una zona roja en la que no debe estarse nunca, no solo en lo que a trabajo se refiere, sino a la vida en general.

El Q2 es una zona ideal que se define y fortalece en la medida en que menos interrupciones (actividades del Q3) lleguen a realizarse.

La clave para lograr todo este equilibrio está entonces en la buena toma de decisiones. La gente puede entender lo que es importante si ante la abrumante cantidad de información es capaz de tomar una pausa, priorizar lo verdaderamente importante (con su equipo o líder de ser necesario) y luego decidir enviar el resto de las labores a los demás cuadrantes.

Controla la tecnología

Como se mencionó inicialmente, aunque la tecnología ha traído grandes ventajas al mundo de los negocios, también es un gran distractor que muchas veces no nos permite realizar un trabajo de calidad ni tener relaciones profesionales ni personales exitosas. ¿Por qué? Porque está comprobado que, aunque los seres humanos somos multifuncionales, solo podemos lograr lo mejor de nosotros si nos enfocamos en una sola cosa a la vez.

Cuando un líder entabla una conversación personal con un colaborador o un aliado, es importante que deje los aparatos tecnológicos de lado para así poder tener una total comprensión de lo que se habla y asimismo demostrar respeto y disposición por medio de su lenguaje no verbal. De igual manera, es fundamental que en las empresas se implementen guías para el uso de los celulares en reuniones y otros espacios.

Cada vez que vaya a usar un ‘gadget’ o artilugio tecnológico, pregúntese: “¿Estoy apunto de entrar al Q3 o al Q4?”

Finalmente, es importante siempre tener en cuenta que una cultura de productividad extraordinaria no puede imponerse, debe ser algo que se construya de forma consciente entre todos los trabajadores. Si ellos ven el valor de la misma en su labor diaria, empezarán a construir hábitos orgánicamente.

Además, el ser humano por naturaleza siempre evitará las amenazas así que, en vez de reprenderlos, es mejor premiarlos. Tradicionalmente se honra a los trabajadores que logran solucionar una crisis (Q1), pero la recompensa realmente valiosa es aquella que se gana por realizar o promover comportamientos del Q2.

Un alto nivel de productividad no solo se logra con normas sino motivando a los colaboradores a desarrollar todas sus habilidades. Cuando ellos ven que su esfuerzo realmente trasciende, que contribuye al crecimiento de la empresa y que además les permite tener energía para compartir con los suyos, esto incrementa su compromiso y su deseo de dar siempre lo mejor.