microempresario con tarjeta de crédito y un computador

Si eres microempresario y tienes dudas sobre la nómina electrónica te contamos qué es, cómo implementarla y los beneficios de hacerlo.

La tendencia hacia un mundo más digitalizado ha generado que el soporte del pago de la nómina se realice de manera electrónica. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) a través de la resolución 000013 de 2021 busca impulsar este trámite online para fortalecer el programa de facturación electrónica.

En Revista Compensar conversamos con Camilo Galindo, gerente desarrollo de negocios de CENET SA proveedor de servicios administrados, facturación electrónica y seguridad de la Información, quien nos explica los requisitos de la nómina electrónica.

1.    ¿Qué es la nómina electrónica?

Es la obligación que tienen las empresas, de reportar a la Dian mensualmente la información de los conceptos y pagos de nómina que realizaron a sus empleados en el mes inmediatamente anterior a través del documento Soporte de pago de nómina electrónica el cual a su vez es el soporte para deducir estos gastos del impuesto de renta.

2.    ¿Quiénes deben hacerlo?

Todas las empresas o personas naturales que tengan a cargo empleados y sean responsables del impuesto de renta.

Si no se es, no tiene la obligación de implementarlo porque este es el documento tributario valido para deducir los gastos de nómina de la renta.

3.    ¿Cuáles son los plazos?

La Resolución 000013 de 2021 establece un calendario de implementación.  En este se especifica que las empresas que tienen 251 empleados o más, es decir las grandes empresas, tienen una fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento de soporte de pago de nómina el 1 de julio de 2021, esto quiere decir que deben reportarla los diez primeros días de agosto de 2021.

Progresivamente y dependiendo de las número de empleados las empresas deberán reportar de la siguiente manera:

4.    ¿Cómo funciona la nómina electrónica?

Las empresas deben tener en cuenta que los diez primeros días del mes deben consolidar la información en su software de nómina, en un archivo o subirla a un sitio web. En este punto cabe aclarar que Compensar a través de miplanilla.com va a ofrecer una solución para que sus empresas afiliadas pueden enviar la información directamente a la Dian sin ningún costo.

La Dian al recibir la información, la valida y emite una respuesta que puede ser: aceptada, aceptada con observaciones o rechazada, caso en el cual el documento debe ser corregido y vuelto a enviar.

5.    ¿Qué deben tener en cuenta para la implementación de la nómina electrónica?

  • Tener clara las fechas
  • Conocer la normatividad (resolución 000013 de 2021 )
  • Identificar en qué sistemas se encuentra la información requerida (horas extras, cesantías, pagos de libranza, primas entre otros).
  • Definir a través de qué proveedor se va a enviar la información a la Dian. 

6.    ¿Cuáles son los beneficios de implementar la nómina electrónica?

Sin duda, es un gran beneficio para las empresas porque formaliza los procesos de nómina, logrando que estos sean más estructurados al utilizar softwares de nómina o herramientas que les permitiéndoles contar con liquidaciones e históricos de cesantías, primas, prestaciones sociales, vacaciones, entre otros aspectos del manejo de la nómina. De esta manera, optimizan sus procesos y generan reducción de errores y costos.

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Seguro que con este abecé de la nómina electrónica podrás realizar este trámite y almacenar la información de la nómina en la nube, facilitándote su consulta y generación de datos en cualquier momento.