Ante el riesgo de contraer coronavirus, las empresas han tenido que implementar el teletrabajo, sin embargo, esta modalidad requiere contar con herramientas digitales que garanticen la funcionalidad de todas las operaciones. 

Es un hecho que las medidas adoptadas por el Gobierno de Colombia llevaron a algunas organizaciones a flexibilizar sus horarios y trabajar a distancia. No obstante, muchas compañías no se encuentran preparadas para ejercer el teletrabajo. 

De acuerdo con Luz Dary Meneses, directora general de Sizigia Potencial Humano, expertos en productividad y felicidad organizacional, “la legislación colombiana es clara respecto a las condiciones para implementar teletrabajo; el empleado necesita una infraestructura específica para ejercer su rol. Sin embargo, muchas empresas en este entorno volátil e incierto reconocen la necesidad de fortalecer competencias digitales en todos los niveles de la organización”. 

Asimismo, “hay muchas actividades que, sí o sí, se desarrollan en las instalaciones de la empresa por cuestiones de maquinaria, líneas de producción o control de condiciones. Por ende, algunas empresas han tenido que cerrar sus operaciones y otras apoyadas en internet, se permiten mayor flexibilidad para ejercer el rol desde casa”. 

Por ello, para aquellas organizaciones que pueden hacer teletrabajo la experta Luz Dary Meneses y Revista Compensar recomiendan: 

  1. Paquete Google Cloud: permite usar extensiones como Google Docs, Google Drive, Google Calendar, las cuales permiten editar, almacenar archivos en la nube y agendar citas. Asimismo, cuenta Google Meet de Hangouts permite hacer videollamadas con varias personas. 
  2. Skype es una herramienta de comunicación creada para que las empresas se puedan conectar en cualquier momento. Puedes integrar el paquete de Office 365. Además, puedes redireccionar o transferir las llamadas en espera.
  3. Zoom: en este momento es una de las herramientas preferidas por las empresas porque permite reuniones en línea, capacitación y soporte técnico. Se pueden hacer videoconferencias hasta con 100 personas, es gratuita y permite compartir pantalla. Además, los participantes pueden compartir el tablero (board) y hacer anotaciones en la presentación, grabar la reunión en la nube o en el equipo del anfitrión.
  4. Asana: sirve para organizar el trabajo, integrando comunicación, calendario, tableros y repositorios. 
  5. Stormboard: permite desarrollar lluvia de ideas colaborativas, cuenta con plantillas y la posibilidad de compartir pantalla, documentos de Excel, entre otros. 
  6. Mentimeter: si quieres crear presentaciones y reuniones interactivas esta es la herramienta ideal porque cuando presentas a tu audiencia, ellos pueden conectarse desde sus teléfonos móviles, al momento de realizar un cuestionario, inmediatamente sabrás sus respuestas y comentarios. Al final, podrás compartir y exportar los resultados para un análisis posterior. 
  7. AWW Board: es una pizarra digital colaborativa que ayuda a las empresas a crear ideas y bocetos desde cualquier dispositivo. 
  8. Slack: es una mensajería para equipos. Las empresas a través de esta herramienta pueden contar con mensajería en tiempo real, búsqueda, compartir archivos, llamadas de voz, compartir pantalla, archivo indexable y canales compartidos.

De acuerdo con Luz Dary Meneses, directora general de Sizigia Potencial Humano, “las MiPymes ya no pueden ser ajenas a la necesidad de fortalecer competencias digitales en todos los niveles de la organización, así como tampoco podemos negar la importancia de habilidades blandas que sirven para relacionarse a distancia para hacer teletrabajo”. 

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Con esto la experta no solo se refiere a elevar competencias para manejar el correo electrónico, compartir un archivo en un drive o hacer uso de plataformas de video (Google Meets de Hangouts, Zoom o Skype), “es también tejer redes entre las personas que sustentan y hacen posible comunicarnos de manera ágil y eficiente para satisfacer las necesidades de todos los interesados”. 

No cabe duda de que en tiempos de crisis se vuelve más relevante aplicar la transformación digital en las empresas y tener presente la necesidad de evolucionar y reinventarse.